Accord relatif au traitement des données à caractère personnel

1. Accord et rôles des parties

Le présent accord relatif au traitement des données à caractère personnel fait partie intégrante des Conditions générales et s’applique chaque fois que le Client utilise Kruspin, en qualité de responsable du traitement ou de sous-traitant, pour traiter les données à caractère personnel d’une autre personne. En acceptant les Conditions générales, le Client conclut le présent accord avec Necktip s.r.o.

Pour les données que le Client saisit dans l’espace de travail ou l’événement au sujet de ses propres clients, invités, prestataires, membres de l’équipe et autres participants, le Client est généralement le responsable du traitement et Necktip s.r.o., qui exploite Kruspin, le sous-traitant. Lorsque le Client agit lui-même en qualité de sous-traitant pour son propre client, il confirme être autorisé à engager Kruspin comme sous-traitant ultérieur.

Pour les données nécessaires à la gestion de son propre compte, à la connexion, à la facturation, à la sécurité, à la prévention des abus, aux communications juridiques et à sa propre surveillance opérationnelle, Necktip s.r.o. peut agir en qualité de responsable du traitement distinct. Dans la mesure où la surveillance ou l’enregistrement de session traite des données du Client exclusivement pour fournir, sécuriser ou assister le service sur instruction du Client, le présent accord s’applique. Le masquage de l’enregistrement ne modifie pas sa nature de donnée à caractère personnel.

2. Objet, durée, nature et finalité

Le traitement a pour objet les données à caractère personnel nécessaires au fonctionnement de l’espace de travail, des événements, des RSVP, du site destiné aux invités, de l’hébergement, du plan de table, du programme, des tâches, des fichiers, des prestataires, des tableaux de suivi financier, des communications, des livrables destinés aux clients et des livrables opérationnels ainsi que de l’assistance.

Le traitement est effectué pendant la durée du compte client ou du service convenu, puis pendant la durée nécessaire à la restitution ou à l’effacement des données. La nature du traitement comprend la conservation, la structuration, la recherche, l’affichage, la transmission, la sauvegarde, l’export, la rectification, la limitation et l’effacement conformément aux fonctionnalités et aux instructions du client.

La finalité consiste à fournir et sécuriser la fonctionnalité Kruspin choisie et à exécuter les instructions documentées du Client. Les contenus identifiables du Client ne sont utilisés ni pour entraîner des modèles ni pour constituer des jeux de données d’évaluation réutilisables. Tout éventuel programme volontaire futur de mise à disposition de données serait distinct, désactivé par défaut et nécessiterait des conditions et une base juridique propres. L’exploitant peut utiliser conformément aux Conditions générales des informations réellement anonymisées et agrégées.

3. Personnes concernées et catégories de données

3. Personnes concernées et catégories de données
Domaine	Exemples
Personnes concernées	Clients contractants et leurs utilisateurs, clients finaux et couples, invités et foyers, enfants et accompagnants, prestataires, personnel du lieu, collaborateurs externes et autres participants à l’événement.
Données d’identification et coordonnées	Nom, e-mail, téléphone, adresse, langue, rôle, organisation, appartenance, invitations et identifiants techniques d’accès.
Événement et logistique	RSVP, foyers et relations, programme, tâches, hébergement, transport, plan de table, menu, prestataires, formulaires, commentaires, fichiers et photographies.
Données présentant une sensibilité accrue	Allergies, régime alimentaire, besoins médicaux ou d’accessibilité, données relatives aux enfants, notes familiales privées et autres données saisies par le client. Ces données doivent être réduites au minimum et leur accès limité aux seules personnes qui en ont besoin.
Données commerciales et financières	Coordonnées des prestataires, prix, acomptes, paiements, données de facturation, coûts internes, marges et notes contractuelles ou de négociation.
Données techniques et d’audit	Horodatages, modifications, accès, adresse IP ou signaux de sécurité qui en sont dérivés, appareil et navigateur, remise des e-mails, journaux d’erreurs et d’audit, identifiants PostHog et événements opérationnels. Lorsque l’enregistrement de session est activé : identifiant interne de l’utilisateur et de l’espace de travail, nom, e-mail et interactions masquées.

4. Instructions et obligations du client

Le client répond de la licéité de ses instructions, de la base juridique du traitement, des obligations d’information, de l’exactitude des données et des autorisations accordées aux personnes qu’il invite à utiliser le service.
Le paramétrage des fonctionnalités, l’importation, la publication, le partage, l’export, la suppression et toute demande adressée par une personne autorisée du client constituent des instructions documentées dans les limites du présent accord et des Conditions.
Le client réduit au minimum les allergies, les besoins médicaux et d’accessibilité, les données relatives aux enfants, les notes familiales et les autres données sensibles, et ne les saisit que lorsqu’elles sont nécessaires à la finalité concernée.
Le client configure les rôles, les autorisations, les pages publiques, les liens RSVP et les exports de sorte que les données ne soient accessibles qu’aux destinataires prévus.
Le client ne doit pas donner à l’exploitant d’instructions conduisant à un traitement illicite. Lorsque l’exploitant estime raisonnablement qu’une instruction enfreint les règles relatives à la protection des données, il en informe le client et peut en suspendre l’exécution jusqu’à clarification.
Lorsque le client traite des données pour le compte d’un autre responsable du traitement, il obtient l’autorisation nécessaire pour engager Kruspin et lui transmet toute instruction plus stricte applicable au traitement.

5. Obligations de l’exploitant en qualité de sous-traitant

Traiter les données à caractère personnel uniquement conformément au présent accord, aux paramètres du service et aux autres instructions documentées du client, sauf si le droit de l’Union européenne ou d’un État membre exige le traitement ; dans ce cas, en informer préalablement le client, sauf si la loi interdit une telle information.
Veiller à ce que les personnes autorisées à traiter les données soient soumises à une obligation de confidentialité et n’y accèdent que dans les limites de leur rôle.
Mettre en œuvre et maintenir les mesures techniques et organisationnelles appropriées décrites ci-dessous, et les adapter au risque, à l’état de l’art et à la nature du service.
N’engager des sous-traitants ultérieurs que conformément au présent accord et leur imposer, pour l’essentiel, les mêmes obligations en matière de protection des données.
Compte tenu de la nature du traitement, aider le client de manière appropriée à répondre aux demandes des personnes concernées et à satisfaire aux exigences en matière de sécurité, d’incidents, d’analyse d’impact et de consultation de l’autorité de contrôle.
À la fin du service, restituer ou effacer, au choix du Client, toutes les données à caractère personnel du Client et les copies existantes, sauf si leur conservation ultérieure est exigée par le droit de l’Union européenne ou de la République tchèque.
Fournir les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 du RGPD et permettre un audit raisonnable dans les conditions énoncées ci-dessous.
Informer le client dans les meilleurs délais lorsque l’exploitant prend connaissance d’une violation de données à caractère personnel traitées pour son compte.

6. Sous-traitants ultérieurs et services externes

Le client accorde une autorisation écrite générale pour engager les sous-traitants ultérieurs indiqués ci-dessous aux fins décrites. Selon la fonctionnalité concernée, certains services interviennent également en qualité de responsables du traitement distincts ; leurs propres conditions sont présentées lors de leur utilisation ou sur la page hébergée.

L’exploitant informe le client de tout projet d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur appelé à traiter de manière substantielle les données à caractère personnel du client au moins 15 jours à l’avance, par l’intermédiaire du compte ou par e-mail, sauf si une nécessité urgente de sécurité ou une obligation légale impose un délai plus court. Le client peut, dans un délai de 10 jours, formuler une objection motivée relative à la protection des données à caractère personnel. Si l’objection ne peut être raisonnablement résolue, les parties peuvent désactiver la fonctionnalité facultative concernée ou mettre fin à son utilisation.

L’exploitant impose au sous-traitant ultérieur, pour l’essentiel, les mêmes obligations en matière de protection des données et demeure responsable envers le client de l’exécution des obligations de ce sous-traitant ultérieur dans les limites du RGPD.

6. Sous-traitants ultérieurs et services externes
Service	Quand il est utilisé	Finalité et périmètre
Railway / PostgreSQL	Infrastructure de production principale	Hébergement de l’application, base de données, trafic réseau et infrastructure opérationnelle pour les données relatives aux comptes et les données du client.
Stockage d’objets compatible S3, y compris Cloudflare R2 selon la configuration	Lors de la conservation de fichiers, photographies, sauvegardes ou pièces jointes d’assistance	Stockage d’objets pour les fichiers du client, galeries, images, exports, sauvegardes verrouillées et éventuelles captures d’écran destinées à l’assistance.
Resend	Lorsque l’envoi d’e-mails est activé	Vérification, codes à usage unique, réinitialisation, invitations, commentaires, messages aux invités, formulaires, assistance et autres e-mails déclenchés par l’utilisateur ; traitement du destinataire, de l’objet, du contenu, du statut de remise et de toute pièce jointe éventuelle.
Google Maps / Places / Fonts	Lors de l’utilisation de la carte, de la saisie assistée d’une adresse ou du chargement d’une police configurée sur une page publique	Pour la carte : recherche, saisie assistée et vérification d’une adresse et d’un lieu ; le texte recherché, l’identifiant du lieu et les données techniques sont transmis au prestataire. Lors du chargement d’une police, Google peut recevoir l’adresse IP et les données techniques du navigateur.
Vercel AI Gateway et le fournisseur de modèle configuré, actuellement OpenAI	Uniquement lors du déclenchement d’une traduction par IA ou d’une autre fonctionnalité d’IA activée	Exécution de l’opération déclenchée par l’utilisateur à partir des données d’entrée nécessaires, par exemple une traduction, une proposition de texte, un résumé ou le nettoyage d’une importation. L’intégralité de l’espace de travail n’est pas transmise automatiquement et Kruspin ne donne pas pour instruction au prestataire d’utiliser les contenus identifiables du Client pour entraîner des modèles.
Quiver AI	Uniquement lors du déclenchement de la génération de graphismes SVG	Traitement de la requête saisie, des instructions visuelles et des paramètres techniques pour créer un SVG. Cette fonctionnalité ne doit recevoir ni données à caractère personnel relatives aux invités ni contenu de projet non public.
PostHog	Pour la surveillance des erreurs et du fonctionnement ; pour l’enregistrement de session lorsqu’il est activé dans l’application après connexion	Événements d’erreur et de fonctionnement et identifiants techniques. L’enregistrement de session masque les textes, les champs de saisie et les attributs et exclut la console, les en-têtes et corps de requêtes, les cartes thermiques et les iframe inter-origines, mais peut être associé à l’identifiant interne de l’utilisateur, à son nom, à son e-mail et à son espace de travail.
Google Analytics	Uniquement sur le site public après consentement du visiteur	Mesure des visites et des actions principales sur les pages publiques autorisées, avec le stockage publicitaire désactivé. Le service n’est pas utilisé sur les pages de projet non publiques, les pages RSVP ni les pages partagées au moyen d’un jeton.
Stripe	Lors d’un paiement en ligne, de l’enregistrement d’un moyen de paiement ou de l’ouverture du portail de paiement	Identifiants de paiement et de facturation, montant, devise, statut du paiement et données techniques. L’utilisateur saisit les données de sa carte directement dans l’environnement Stripe.
iÚčto	Lorsque la facturation et le transfert comptable sont activés	Identité et adresse du client, IČO/DIČ, facture, postes, montants, TVA, référence de paiement et statut du règlement aux fins de l’émission et de la tenue des pièces comptables.
Pinterest	Uniquement lorsque l’utilisateur connecte Pinterest et sélectionne un contenu	Accès OAuth, profil, tableaux et épingles sélectionnés, images et métadonnées nécessaires à l’importation d’inspirations. Les jetons d’accès sont conservés sous forme chiffrée.
Upstash Redis	Uniquement lorsque la limitation partagée de la fréquence des requêtes est activée	Clés techniques de courte durée et compteurs dérivés de la requête, afin de protéger la connexion, les formulaires et l’API contre les abus.
Cloudflare Custom Hostnames / services en périphérie	Lors de la connexion d’un domaine personnalisé ou de la diffusion du site public en périphérie du réseau	Domaine, statut DNS et TLS, nom d’hôte cible et données techniques des requêtes nécessaires au routage et à la sécurisation des pages publiques.
WEDOS	Lors de la vérification, de l’enregistrement ou de la gestion DNS d’un domaine via Kruspin	Nom de domaine, disponibilité, identifiants techniques et d’enregistrement et coordonnées d’enregistrement de Necktip s.r.o. en tant que titulaire du domaine.
Canva	Uniquement lorsque l’utilisateur connecte Canva et utilise l’intégration	Identifiants de compte et d’équipe, autorisations accordées, métadonnées et aperçus des designs et pages exportées pour parcourir, importer et mettre à jour le contenu. Les jetons d’accès et de renouvellement OAuth sont stockés sous forme chiffrée ; les images importées sont stockées dans Kruspin.

7. Transferts internationaux

Dans la mesure des disponibilités, l’exploitant choisit une région européenne ou des points de terminaison européens. Certains prestataires peuvent toutefois utiliser une infrastructure mondiale ou permettre une assistance depuis un pays situé hors de l’UE/EEE.

Lorsqu’un transfert de données à caractère personnel est effectué vers un pays ne bénéficiant pas d’une décision d’adéquation, l’exploitant utilise un mécanisme applicable au titre du chapitre V du RGPD, notamment les clauses contractuelles types de la Commission européenne, ainsi que des mesures supplémentaires adaptées au risque. Il fournit au client, sur demande, des informations sur le mécanisme actuellement utilisé par le prestataire concerné.

Le client donne instruction d’effectuer le transfert dans la mesure nécessaire à la fonctionnalité qu’il a activée et au recours au prestataire approuvé ci-dessus. Cette disposition ne limite pas le droit du client de s’opposer à un nouveau sous-traitant ultérieur.

8. Mesures techniques et organisationnelles

Connexion au moyen d’un e-mail vérifié et de codes à usage unique de courte durée, sessions sécurisées HTTP-only et contrôles d’identité côté serveur.
Rôles, appartenances, autorisations et contenus de sortie distincts pour les vues destinées aux clients et au public, qui limitent l’accès selon l’espace de travail, l’événement et la finalité de la sortie.
Transmission chiffrée via HTTPS/TLS ; chiffrement des données conservées selon les capacités et la configuration du prestataire de base de données et de stockage d’objets ; conservation chiffrée de certains jetons d’intégration.
Séparation des environnements de production et de développement, secrets côté serveur non exposés au logiciel client, accès d’assistance et d’administration limités, et audit des actions importantes pour la sécurité.
Validation des données d’entrée, protection de même origine, limitation de la fréquence des requêtes, jetons de courte durée, révocation des sessions et protection contre les formes courantes d’abus d’une application web.
Réduction au minimum des journaux, de l’analyse, de la surveillance et des éléments d’assistance ; masquage des textes, des champs de saisie et des attributs dans l’enregistrement de session et exclusion de la console, des en-têtes et corps de requêtes, des cartes thermiques et des iframe inter-origines. L’enregistrement peut néanmoins rester une donnée à caractère personnel identifiable.
Sauvegardes et procédures de restauration adaptées à l’infrastructure fournie, modifications contrôlées de la base de données et limitation des opérations destructrices en production.
Processus de qualification, de limitation, de correction et de documentation des incidents de sécurité, ainsi que d’information des clients concernés.
Réévaluation régulière des mesures au regard de la nature des données, de l’état de l’art, des coûts et du risque. Aucun système ne peut garantir une sécurité absolue.

9. Droits des personnes, incidents et assistance

Lorsque l’exploitant reçoit une demande d’une personne concernant des données du client, il n’y répond pas sur le fond sans instruction du client, sauf si la loi l’exige. Il transmet la demande au client ou contribue à identifier le responsable du traitement concerné et, dans la mesure du possible, fournit les outils ou informations nécessaires à la réponse.

En cas de violation de données à caractère personnel, l’exploitant en informe le client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance. Sur la base des informations disponibles, il décrit la nature de l’incident, les catégories concernées, les conséquences probables, les mesures prises ou proposées ainsi que le contact chargé de la coopération ultérieure. Cette notification ne constitue pas en elle-même une reconnaissance de responsabilité.

Compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, l’exploitant apporte une aide appropriée pour l’analyse d’impact, la consultation préalable, la sécurité, les obligations de notification et la démonstration de la conformité. Toute assistance exceptionnelle excédant le périmètre ordinaire du service peut être facturée, sauf si sa nécessité résulte d’une violation du présent accord par l’exploitant.

10. Restitution, effacement, audit et ordre de priorité des documents

À la fin du service, l’exploitant restitue les données à caractère personnel du client dans un format raisonnablement disponible ou les efface, au choix du client, sauf si le droit exige leur conservation ultérieure. Dans le produit actuel, l’export et l’effacement sont organisés avec l’assistance ; l’export intégral et la suppression du compte en libre-service ne sont pas disponibles pour tous les comptes.

Après leur effacement des systèmes opérationnels, des copies ne peuvent subsister que dans des sauvegardes techniques isolées pendant la durée nécessaire à l’achèvement du cycle d’effacement documenté, au maximum 180 jours, ou si leur conservation est exigée par le droit de l’Union européenne ou de la République tchèque. Pendant cette période, elles ne sont pas utilisées pour les opérations courantes ; au terme de la période applicable, l’Exploitant les efface. Les données de surveillance traitées pour le compte du Client sont soumises à la même règle ; les données pour lesquelles Necktip s.r.o. agit en qualité de responsable du traitement distinct relèvent de l’Avis de confidentialité.

Le Client peut, au plus une fois par an ainsi qu’après un incident grave, demander les informations raisonnablement nécessaires à la vérification du présent accord. Si les éléments fournis ne suffisent pas, il peut, moyennant un préavis d’au moins 30 jours, réaliser lui-même un audit ou le confier à un expert indépendant soumis à une obligation de confidentialité, pendant les heures ouvrées et sans accès aux données d’autres clients. Ce délai ne s’applique pas lorsqu’une procédure plus rapide est nécessaire en raison d’un incident urgent ou d’une demande de l’autorité de contrôle. Le Client prend en charge les coûts raisonnables de l’audit, sauf si celui-ci révèle une violation substantielle commise par l’exploitant.

En cas de divergence, le présent accord prévaut pour le traitement de données à caractère personnel effectué pour le compte du Client ; les Conditions générales prévalent pour les autres questions. Tout accord écrit individuel plus strict prévaut dans la mesure où il modifie expressément le présent accord.

Les questions, instructions, objections à l’égard d’un nouveau sous-traitant ultérieur et demandes d’assistance doivent être adressées à [email protected].