Ako pracujeme s osobnými údajmi.

1. Čo tento dokument pokrýva

Tento dokument opisuje spracúvanie osobných údajov v účtoch, pracovných priestoroch, projektoch, RSVP, stránkach pre hostí a súvisiacich moduloch služby Kruspin.

Pri údajoch, ktoré zákazník vkladá do projektu o svojich klientoch, hosťoch, dodávateľoch alebo tíme, je zákazník zvyčajne prevádzkovateľom a Kruspin sprostredkovateľom. Pri údajoch o účte, zabezpečení, podpore a prevádzke služby môže byť prevádzkovateľom Kruspin.

2. Kategórie osobných údajov

3. Odkiaľ údaje pochádzajú

• Od používateľov, ktorí sa registrujú, prihlasujú alebo spravujú pracovný priestor.
• Od koordinátorov a zákazníkov, ktorí importujú alebo ručne zapisujú hostí, klientov, dodávateľov, tím a projektové údaje.
• Od hostí alebo klientov, ktorí vyplnia RSVP, formulár pre hostí alebo klientsky prístup.
• Z technickej prevádzky aplikácie, napríklad z protokolov, prihlasovacích súborov cookie, doručovania e-mailov, súborov alebo monitorovania.
• Z externých služieb, ak ich používateľ použije, napríklad z mapovej služby pre adresu, poskytovateľa prekladu, platobnej služby.

4. Prečo údaje spracúvame

• Vytvorenie a zabezpečenie účtu, prihlásenie a správa prístupov.
• Prevádzka pracovného priestoru koordinátora, projektu, RSVP, ubytovania, zasadacieho poriadku, harmonogramu, úloh, súborov a dodávateľských modulov.
• Odosielanie transakčných e-mailov, napríklad na overenie účtu, prihlásenie a pozvánky.
• Zverejnenie stránky pre hostí a spracúvanie RSVP, ak to zákazník zapne alebo rozošle.
• Správa komerčného vzťahu, samoobslužné platby kartou prostredníctvom poskytovateľa platobných služieb, fakturácia a individuálne platobné dohody.
• Bezpečnosť, prevencia zneužitia, audit, podpora a opravy chýb vrátane obmedzeného prevádzkového monitorovania a, ak je zapnutý, záznamu relácie v prihlásenej aplikácii.
• Splnenie právnych, zmluvných alebo účtovných povinností, ak sa vzťahujú na prevádzku.
• Meranie výkonu, spoľahlivosti, používania a kapacity, opravy chýb a vývoj nových funkcií. Na vlastný vývoj produktu používame obmedzené prevádzkové udalosti alebo informácie, ktoré boli súhrnne spracované či anonymizované tak, že rozumne neumožňujú určiť osobu, zákazníka, pracovný priestor ani konkrétne podujatie.
• Používateľom spustené funkcie AI a automatizácie, napríklad preklady, návrhy textov, súhrny, vyhľadávanie alebo čistenie importov. Odovzdáva sa iba vstup potrebný na zvolenú operáciu; celý pracovný priestor sa automaticky neodosiela.
• Identifikovateľný zákaznícky obsah Kruspin nepoužíva na trénovanie modelov ani na vytváranie opakovane použiteľných hodnotiacich dátových súborov. Na vývoj môže použiť skutočne anonymizované alebo súhrnné informácie, ktoré už neumožňujú určiť osobu, zákazníka, pracovný priestor ani podujatie. Prípadný budúci dobrovoľný program poskytnutia údajov bude oddelený, v predvolenom nastavení vypnutý a bude mať samostatné podmienky a právny základ.
• Na kontrolu doručovania evidujeme príjemcu, typ oznámenia, pokusy o odoslanie a výsledky od Resendu. Pri bežných e-mailových oznámeniach meriame načítanie obrázka a otvorenie odkazu; tieto údaje môžu vytvárať aj poštoví klienti a bezpečnostné skenery. Prihlasovacie e-maily, pozvánky a e-karty pre hostí toto meranie nepoužívajú. Pri push oznámeniach rozlišujeme potvrdenie zobrazenia, kliknutie a zobrazenie zdrojovej správy v aplikácii. Prevádzkový prehľad je prístupný iba oprávneným správcom Kruspinu.

5. Právne základy

Pri údajoch o účte, prístupe, podpore, fakturácii a bezpečnosti sa spracúvanie môže opierať najmä o plnenie zmluvy alebo kroky pred jej uzavretím, oprávnený záujem na bezpečnej a funkčnej prevádzke služby, splnenie právnych povinností a prípadne súhlas tam, kde je konkrétna funkcia založená na súhlase.

Pri projektových údajoch klientov, hostí, dodávateľov a ďalších osôb, ktoré do aplikácie vkladá zákazník, právny základ zvyčajne určuje zákazník ako prevádzkovateľ. Kruspin tieto údaje spracúva ako sprostredkovateľ podľa zmluvy, zdokumentovaných pokynov a potrieb prevádzky služby.

Bezpečnosť, detekcia chýb, technická podpora a obmedzené prevádzkové monitorovanie sa môžu opierať o oprávnený záujem na bezpečnom a funkčnom produkte po posúdení nevyhnutnosti a vplyvu na osoby. To nenahrádza súhlas, ak ho pravidlá pre cookies vyžadujú na uloženie alebo čítanie údajov v zariadení, ani neoprávňuje používať zákaznícke údaje mimo zmluvy a zdokumentovaných pokynov.

Súhlas používame iba tam, kde ho konkrétna funkcia skutočne vyžaduje, napríklad pri voliteľnej analytike verejného webu. Súhlas možno odvolať bez toho, aby to ovplyvnilo zákonnosť predchádzajúceho spracúvania. Prijatie podmienok ani potvrdenie oboznámenia sa s týmto dokumentom nie je súhlasom so všetkými účelmi spracúvania.

6. Súkromné údaje vs. zdieľaný obsah

Súkromné projektové údaje nie sú určené verejnosti. Prístup sa riadi rolou v pracovnom priestore alebo projekte.

Verejný alebo zdieľaný obsah vznikne až vtedy, keď zákazník zverejní stránku pre hostí, rozošle odkaz RSVP, pozve klienta alebo exportuje a zdieľa údaje mimo aplikácie. Takýto obsah môže zahŕňať vybrané informácie o svadbe/podujatí, programe, adrese, kontaktoch, ubytovaní alebo RSVP.

7. Príjemcovia a sprostredkovatelia

Prehľad externých služieb uvádzame v dokumente Spracúvanie údajov. PostHog používame na chybové a prevádzkové monitorovanie a, ak je zapnutý, záznam relácie v prihlásenej aplikácii. Záznam maskuje texty, vstupy a atribúty, ale môže byť spojený s interným ID používateľa, menom, e-mailom a pracovným priestorom, a preto nie je anonymný. Google Analytics na verejnom webe používame iba po súhlase. Osobné údaje nepredávame ani ich neposkytujeme reklamným sieťam.

Externé služby AI zapájame iba pri funkcii spustenej používateľom a odovzdávame im len nevyhnutný vstup. Kruspin im nedáva pokyn použiť identifikovateľný zákaznícky obsah na trénovanie modelov; konkrétny poskytovateľ a rozsah sú uvedené v dokumente Spracúvanie údajov.

Ak prepojíte Canvu, Kruspin spracúva identifikátory účtu a tímu v Canve, udelené oprávnenia, šifrované prístupové a obnovovacie tokeny, metadáta a náhľady návrhov a exportované obrázky na prehliadanie návrhov, import a aktualizáciu ich obsahu. Pri príprave importu sa exportujú všetky stránky vybraného návrhu, aby ste mohli zvoliť stránky na vloženie. Importované obrázky zostávajú súčasťou projektu aj po odpojení. Odpojením sa odstránia aktívne tokeny; šifrovaný token môže dočasne zostať vo fronte na opakované pokusy o odvolanie prístupu. O širšie vymazanie môžete požiadať na [email protected].

8. Uchovávanie, export a vymazanie

Projektové údaje uchovávame počas používania služby alebo podľa dohody so zákazníkom. Účtové, zmluvné, účtovné, bezpečnostné, auditné, podporné a monitorovacie záznamy uchovávame počas obdobia vyžadovaného právom alebo primeraného ich účelu, riziku a nastaveniu príslušného poskytovateľa; nie všetky kategórie majú v aktuálnom produkte pevnú automatickú lehotu.

O export, opravu alebo vymazanie možno požiadať prostredníctvom podpory; úplný samoobslužný export a vymazanie účtu zatiaľ nie sú dostupné všade. Po vymazaní z prevádzkových systémov môžu kópie zostať v zálohách, protokoloch, audite alebo zákonných záznamoch podľa príslušného technického či právneho dôvodu. Vybraná objektová záloha môže byť 180 dní chránená proti zmene či vymazaniu; uplynutie tejto ochrany samo osebe neznamená automatické vymazanie objektu.

Nedokončený samostatný formulár RSVP zostáva v lokálnom úložisku prehliadača bez automatickej expirácie; po dokončení sa odstráni a používateľ ho môže vymazať odstránením údajov webu. Uchovávanie údajov v službách PostHog sa ďalej riadi aktuálnym nastavením ich služieb.

V evidencii notifikácií mažeme kópiu e-mailovej adresy po 90 dňoch, jednotlivé udalosti po 180 dňoch a metadáta doručenia po 365 dňoch. Mazanie prebieha v pravidelných dávkach. Nedokončené alebo nedávno opakované doručovanie môže zostať dlhšie. Do tejto evidencie neukladáme obsah správ, prístupové tokeny ani navštívené odkazy. Identifikátory a odtlačky príjemcov sú pseudonymné údaje; uchovávanie v Resende a zálohách sa riadi samostatným nastavením.

9. Práva osôb

• Používateľ účtu môže požiadať o prístup, opravu, obmedzenie, vymazanie alebo prenosnosť údajov o svojom účte.
• Hosť, klient alebo dodávateľ by mal najskôr kontaktovať plánovača alebo organizáciu, ktorá jeho údaje vložila do projektu. Táto osoba alebo organizácia je pri projektových údajoch zvyčajne prevádzkovateľom.
• Ak žiadosť dostane priamo sprostredkovateľ, Kruspin pomôže identifikovať príslušného zákazníka, ktorý je prevádzkovateľom, alebo mu žiadosť postúpi podľa možností a zmluvného nastavenia.
• Na žiadosti sa zvyčajne odpovedá bez zbytočného odkladu a najneskôr do jedného mesiaca; pri zložitých alebo početných žiadostiach možno lehotu predĺžiť podľa GDPR.
• Ak sa požiadavka týka prevádzky služby Kruspin, možno kontaktovať podporu na [email protected].
• Dotknutá osoba má tiež právo podať sťažnosť českému Úradu na ochranu osobných údajov.
• Na právne požiadavky odpovedáme podľa GDPR a podľa roly služby Kruspin ako prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa.
• Proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme možno namietať. Ak je právnym základom súhlas, možno ho kedykoľvek odvolať.
• Používateľ má právo vedieť, či je poskytnutie údajov zmluvnou alebo zákonnou požiadavkou a aké môžu byť dôsledky ich neposkytnutia; pri registračných údajoch nemožno účet bezpečne vytvoriť bez potrebného e-mailu a overenia.

10. Bezpečnosť

Používame prístupové roly, prihlasovacie súbory cookie, serverové kontroly, prístupy k databáze a oddelené prostredia. Súbory sú uložené v objektovom úložisku.

Žiadna služba nemôže zaručiť absolútnu bezpečnosť. Kruspin používa primerané technické a organizačné opatrenia podľa povahy údajov a prevádzky služby.