Jak pracujeme s osobními údaji.

1. Co tento dokument pokrývá

Tento dokument popisuje zpracování osobních údajů v účtech, pracovních prostorech, projektech, RSVP, stránkách pro hosty a souvisejících modulech Kruspin.

U dat, která do projektu vkládá zákazník o svých klientech, hostech, dodavatelích nebo týmu, je zákazník typicky správcem a Kruspin zpracovatelem. U údajů o účtu, zabezpečení, podpoře a provozu služby může být správcem Kruspin.

2. Kategorie osobních údajů

3. Odkud data pocházejí

• Od uživatelů, kteří se registrují, přihlašují nebo spravují pracovní prostor.
• Od koordinátorů a zákazníků, kteří importují nebo ručně zapisují hosty, klienty, dodavatele, tým a projektová data.
• Od hostů nebo klientů, kteří vyplní RSVP, hostovský formulář nebo klientský přístup.
• Z technického provozu aplikace, například logy, přihlašovací cookies, doručování e-mailů, soubory nebo monitoring.
• Z externích služeb, pokud je uživatel použije, například mapová služba pro adresu, poskytovatel překladu, platební služba, Cal.eu pro rezervaci nebo Daily pro videohovor.

4. Proč data zpracováváme

• Vytvoření a zabezpečení účtu, přihlášení a správa přístupů.
• Provoz pracovního prostoru koordinátora, projektu, RSVP, ubytování, zasedacího pořádku, harmonogramu, úkolů, souborů a dodavatelských modulů.
• Odesílání transakčních e-mailů, například k ověření účtu, přihlášení a pozvánkám.
• Publikace stránky pro hosty a zpracování RSVP, pokud to zákazník zapne nebo rozešle.
• Správa komerčního vztahu, samoobslužné platby kartou přes platebního poskytovatele, fakturace a individuální platební dohody.
• Bezpečnost, prevence zneužití, audit, podpora a opravy chyb, včetně omezeného provozního monitoringu a záznamu relace, pokud je v přihlášené aplikaci zapnut.
• Splnění právních, smluvních nebo účetních povinností, pokud se na provoz vztahují.
• Měření výkonu, spolehlivosti, používání a kapacity, opravy chyb a vývoj nových funkcí. Pro vlastní produktový vývoj používáme omezené provozní události nebo informace, které byly souhrnně zpracovány či anonymizovány tak, že rozumně neumožňují určit osobu, zákazníka, pracovní prostor ani konkrétní událost.
• Uživatelem spuštěné AI a automatizační funkce, například překlady, návrhy textů, souhrny, vyhledávání nebo čištění importů. Předává se jen vstup potřebný pro zvolenou operaci; celý pracovní prostor se neposílá automaticky.
• Identifikovatelný zákaznický obsah Kruspin nepoužívá k trénování modelů ani k vytváření opakovaně použitelných hodnoticích datových sad. Pro vývoj může použít skutečně anonymizované nebo souhrnné informace, které již neumožňují určit osobu, zákazníka, pracovní prostor ani událost. Případný budoucí dobrovolný program poskytnutí dat bude oddělený, ve výchozím stavu vypnutý a bude mít samostatné podmínky a právní základ.
• Pro kontrolu doručování evidujeme příjemce, typ oznámení, pokusy o odeslání a výsledky od Resendu. U běžných e-mailových oznámení měříme načtení obrázku a otevření odkazu; tyto údaje mohou vytvářet také poštovní klienti a bezpečnostní skenery. Přihlašovací e-maily, pozvánky a e-karty pro hosty toto měření nepoužívají. U push oznámení rozlišujeme potvrzení zobrazení, kliknutí a zobrazení zdrojové zprávy v aplikaci. Provozní přehled je přístupný pouze oprávněným správcům Kruspinu.

5. Právní základy

U účtových, přístupových, podpůrných, fakturačních a bezpečnostních údajů se může zpracování opírat zejména o plnění smlouvy nebo kroky před jejím uzavřením, oprávněný zájem na bezpečném a funkčním provozu služby, splnění právních povinností a případně souhlas tam, kde je konkrétní funkce založená na souhlasu.

U projektových dat klientů, hostů, dodavatelů a dalších osob, která do aplikace vkládá zákazník, určuje právní základ typicky zákazník jako správce. Kruspin tato data zpracovává jako zpracovatel podle smlouvy, dokumentovaných pokynů a potřeb provozu služby.

Bezpečnost, detekce chyb, technická podpora a omezený provozní monitoring se mohou opírat o oprávněný zájem na bezpečném a funkčním produktu, po posouzení nezbytnosti a dopadu na osoby. To nenahrazuje souhlas, pokud jej pro uložení nebo čtení údajů v zařízení vyžadují pravidla pro cookies, ani neopravňuje použít zákaznická data mimo smlouvu a dokumentované pokyny.

Souhlas používáme jen tam, kde jej konkrétní funkce skutečně vyžaduje, například pro volitelnou analytiku veřejného webu. Souhlas lze odvolat, aniž by to ovlivnilo zákonnost dřívějšího zpracování. Přijetí podmínek ani potvrzení seznámení s tímto dokumentem není souhlasem se všemi účely zpracování.

6. Soukromá data vs. sdílené výstupy

Soukromá projektová data nejsou určena pro veřejnost. Přístup se řídí rolí v pracovním prostoru nebo projektu.

Veřejný nebo sdílený obsah vznikne až ve chvíli, kdy zákazník publikuje stránku pro hosty, rozešle RSVP odkaz, pozve klienta nebo exportuje a sdílí data mimo aplikaci. Takový obsah může obsahovat vybrané informace o svatbě/eventu, programu, adrese, kontaktech, ubytování nebo RSVP.

7. Příjemci a zpracovatelé

Přehled externích služeb uvádíme v dokumentu Zpracování dat. PostHog používáme pro chybový a provozní monitoring a, pokud je zapnut, záznam relace v přihlášené aplikaci. Záznam maskuje texty, vstupy a atributy, ale může být spojen s interním ID uživatele, jménem, e-mailem a pracovním prostorem, a proto není anonymní. Google Analytics na veřejném webu používáme jen po souhlasu. Osobní údaje neprodáváme ani je neposkytujeme reklamním sítím.

Externí AI služby zapojujeme jen při uživatelem spuštěné funkci a předáváme jim jen nezbytný vstup. Kruspin jim nedává pokyn použít identifikovatelný zákaznický obsah k trénování modelů; konkrétní poskytovatel a rozsah jsou uvedeny v dokumentu Zpracování dat.

Pokud propojíte Canvu, Kruspin zpracovává identifikátory účtu a týmu v Canvě, udělená oprávnění, šifrované přístupové a obnovovací tokeny, metadata a náhledy návrhů a exportované obrázky pro procházení návrhů, import a aktualizaci jejich obsahu. Při přípravě importu se exportují všechny stránky vybraného návrhu, abyste mohli zvolit stránky k vložení. Importované obrázky zůstávají součástí projektu i po odpojení. Odpojením se odstraní aktivní tokeny; šifrovaný token může dočasně zůstat ve frontě pro opakované pokusy o odvolání přístupu. O širší výmaz lze požádat na [email protected].

8. Uchování, export a mazání

Projektová data uchováváme po dobu používání služby nebo podle dohody se zákazníkem. Účtové, smluvní, účetní, bezpečnostní, auditní, podpůrné a monitorovací záznamy uchováváme po dobu vyžadovanou právem nebo přiměřenou jejich účelu, riziku a nastavení příslušného poskytovatele; ne všechny kategorie mají v aktuálním produktu pevnou automatickou lhůtu.

O export, opravu nebo výmaz lze požádat podporu; úplný samoobslužný export a výmaz účtu zatím nejsou dostupné všude. Po výmazu z provozních systémů mohou kopie zůstat v zálohách, technických či auditních záznamech nebo zákonem vyžadovaných evidencích podle příslušného technického či právního důvodu. Vybraná objektová záloha může být 180 dnů chráněna proti změně či smazání; uplynutí této ochrany samo o sobě neznamená automatické smazání objektu.

Nedokončený samostatný RSVP formulář zůstává v lokálním úložišti prohlížeče bez automatického vypršení; po dokončení se odstraní a uživatel jej může smazat vymazáním dat webu. Uchování údajů u PostHog, Cal.eu a Daily se dále řídí aktuálním nastavením jejich služeb. Kruspin videohovory Daily nenahrává.

V evidenci notifikací mažeme kopii e-mailové adresy po 90 dnech, jednotlivé události po 180 dnech a metadata doručení po 365 dnech. Mazání probíhá v pravidelných dávkách. Nedokončené nebo nedávno opakované doručování může zůstat déle. Do této evidence neukládáme obsah zpráv, přístupové tokeny ani navštívené odkazy. Identifikátory a otisky příjemců jsou pseudonymní údaje; uchování u Resendu a v zálohách se řídí samostatným nastavením.

9. Práva osob

• Uživatel účtu může požádat o přístup, opravu, omezení, výmaz nebo přenositelnost údajů o svém účtu.
• Host, klient nebo dodavatel by měl nejdřív kontaktovat plánéra nebo organizaci, která jeho data do projektu vložila. Ta je u projektových dat obvykle správcem.
• Pokud žádost přijde přímo zpracovateli, Kruspin pomůže identifikovat příslušného zákazníka-správce nebo mu žádost předá podle možností a smluvního nastavení.
• Na žádosti se obvykle odpovídá bez zbytečného odkladu a nejpozději do jednoho měsíce; u složitých nebo četných žádostí může být lhůta prodloužena podle GDPR.
• Pokud se požadavek týká provozu Kruspin, lze kontaktovat podporu na [email protected].
• Subjekt údajů má také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.
• Na právní požadavky odpovídáme podle GDPR a podle role Kruspin jako správce nebo zpracovatele.
• U zpracování založeného na oprávněném zájmu lze vznést námitku. Pokud je právním základem souhlas, lze jej kdykoli odvolat.
• Uživatel má právo vědět, zda je poskytnutí údajů smluvním nebo zákonným požadavkem a jaké mohou být důsledky jejich neposkytnutí; u registračních údajů bez potřebného e-mailu a ověření nelze účet bezpečně vytvořit.

10. Bezpečnost

Používáme přístupové role, přihlašovací cookies, serverové kontroly, databázové přístupy a oddělená prostředí. Soubory jsou ukládány v objektovém úložišti.

Žádná služba nemůže zaručit absolutní bezpečnost. Kruspin používá přiměřená technická a organizační opatření podle povahy dat a provozu služby.