1. Smlouva a role stran
Tato smlouva o zpracování osobních údajů je součástí Obchodních podmínek a použije se vždy, když zákazník jako správce nebo zpracovatel používá Kruspin ke zpracování osobních údajů jiné osoby. Přijetím Obchodních podmínek zákazník uzavírá tuto smlouvu se společností Necktip s.r.o.
U údajů, které zákazník vkládá do pracovního prostoru nebo události o svých klientech, hostech, dodavatelích, členech týmu a dalších účastnících, je zákazník typicky správcem a společnost Necktip s.r.o., která provozuje Kruspin, zpracovatelem. Pokud je zákazník sám zpracovatelem pro svého klienta, potvrzuje, že smí zapojit Kruspin jako dalšího zpracovatele.
U údajů potřebných pro vlastní účet, přihlášení, fakturaci, bezpečnost, prevenci zneužití, právní komunikaci a vlastní provozní monitoring může být Necktip s.r.o. samostatným správcem. Pokud jsou při monitoringu nebo záznamu relace zákaznická data zpracovávána výhradně pro poskytnutí, zabezpečení nebo podporu služby podle pokynu zákazníka, použije se tato smlouva. Maskovaný záznam může nadále obsahovat osobní údaje.
2. Předmět, doba, povaha a účel
Předmětem je zpracování osobních údajů potřebné k provozu pracovního prostoru, událostí, RSVP, stránky pro hosty, ubytování, zasedacího pořádku, harmonogramu, úkolů, souborů, dodavatelů, finančních pracovních přehledů, komunikace, klientských a provozních výstupů a podpory.
Zpracování trvá po dobu zákaznického účtu nebo sjednané služby a po nezbytnou dobu pro vrácení či výmaz údajů. Povaha zpracování zahrnuje ukládání, strukturování, vyhledávání, zobrazení, přenos, zálohování, export, opravu, omezení a výmaz podle funkcí a pokynů zákazníka.
Účelem je poskytnout a zabezpečit zvolenou funkci Kruspin a provést dokumentovaný pokyn zákazníka. Identifikovatelný zákaznický obsah se nepoužívá k trénování modelů ani k vytváření opakovaně použitelných hodnoticích datových sad. Případný budoucí dobrovolný program poskytnutí dat bude oddělený, ve výchozím stavu vypnutý a bude vyžadovat samostatné podmínky a právní základ. Skutečně anonymizované a souhrnné informace může provozovatel používat podle Obchodních podmínek.
3. Osoby a kategorie údajů
4. Pokyny a povinnosti zákazníka
- Zákazník odpovídá za zákonnost pokynů, právní titul, informační povinnosti, přesnost údajů a oprávnění osob, které do služby zve.
- Nastavení funkcí, import, zveřejnění, sdílení, export, smazání a požadavek zaslaný oprávněnou osobou zákazníka jsou dokumentovanými pokyny v rozsahu této smlouvy a Podmínek.
- Zákazník minimalizuje alergie, zdravotní a přístupové potřeby, údaje o dětech, rodinné poznámky a další citlivé údaje a vloží je jen tam, kde jsou pro konkrétní účel nezbytné.
- Zákazník nastaví role, oprávnění, veřejné stránky, RSVP odkazy a exporty tak, aby údaje viděli jen zamýšlení příjemci.
- Zákazník nesmí provozovateli pokynout k protiprávnímu zpracování. Pokud provozovatel důvodně považuje pokyn za porušení ochrany údajů, zákazníka o tom informuje a může jeho provedení pozastavit do vyjasnění.
- Pokud zákazník zpracovává údaje jménem jiného správce, zajistí potřebné oprávnění k zapojení Kruspin a předá přísnější pokyny, které se na zpracování vztahují.
5. Povinnosti provozovatele jako zpracovatele
- Zpracovávat osobní údaje jen podle této smlouvy, nastavení služby a dalších doložených pokynů zákazníka, ledaže zpracování vyžaduje právo EU nebo členského státu; v takovém případě zákazníka předem informovat, pokud to zákon nezakazuje.
- Zajistit, aby osoby oprávněné zpracovávat údaje byly vázány mlčenlivostí a měly přístup jen v rozsahu své role.
- Přijmout a udržovat přiměřená technická a organizační opatření uvedená níže a přizpůsobovat je riziku, stavu techniky a povaze služby.
- Zapojovat další zpracovatele jen podle této smlouvy a uložit jim v podstatě stejné povinnosti ochrany osobních údajů.
- S ohledem na povahu zpracování přiměřeně pomáhat zákazníkovi se žádostmi subjektů údajů, zabezpečením, incidenty, posouzením vlivu a konzultací s dozorovým úřadem.
- Po skončení služby podle volby zákazníka vrátit nebo vymazat všechny zákaznické osobní údaje a existující kopie, pokud jejich další uchování nevyžaduje právo Evropské unie nebo České republiky.
- Poskytnout informace potřebné k doložení souladu s čl. 28 GDPR a umožnit přiměřený audit za podmínek níže.
- Bez zbytečného odkladu informovat zákazníka, pokud se provozovatel dozví o porušení zabezpečení osobních údajů zpracovávaných jeho jménem.
6. Další zpracovatelé a externí služby
Zákazník uděluje obecné písemné povolení zapojit níže uvedené další zpracovatele pro popsané účely. Některé služby vystupují podle konkrétní funkce také jako samostatný správce; jejich vlastní podmínky se zobrazí při použití nebo na hostované stránce.
O zamýšleném přidání nebo nahrazení dalšího zpracovatele, který bude podstatně zpracovávat zákaznické osobní údaje, provozovatel informuje nejméně 15 dnů předem prostřednictvím účtu nebo e-mailu, ledaže naléhavá bezpečnostní či právní potřeba vyžaduje kratší dobu. Zákazník může do 10 dnů vznést odůvodněnou námitku týkající se ochrany osobních údajů. Pokud ji nelze rozumně vyřešit, strany mohou vypnout dotčenou volitelnou funkci nebo ukončit její používání.
Provozovatel uloží dalšímu zpracovateli v podstatě stejné povinnosti ochrany údajů a zůstává zákazníkovi odpovědný za plnění povinností dalšího zpracovatele v rozsahu GDPR.
7. Mezinárodní přenosy
Provozovatel podle dostupnosti volí evropský region nebo evropské koncové body. Někteří poskytovatelé však mohou používat globální infrastrukturu nebo umožnit podporu mimo EU/EHP.
Pokud předání osobních údajů směřuje do země bez rozhodnutí o odpovídající ochraně, provozovatel použije použitelný mechanismus podle kapitoly V GDPR, zejména standardní smluvní doložky Evropské komise, a podle rizika doplňující opatření. Informace o aktuálním mechanismu konkrétního poskytovatele poskytne zákazníkovi na vyžádání.
Zákazník dává pokyn k přenosu v rozsahu nutném pro jím zapnutou funkci a výše schváleného poskytovatele. To neomezuje právo zákazníka vznést námitku proti novému dalšímu zpracovateli.
8. Technická a organizační opatření
- Přihlášení pomocí ověřeného e-mailu a krátkodobých jednorázových kódů, HTTP-only zabezpečené relace a serverové kontroly identity.
- Role, členství, oprávnění a oddělené výstupy pro klientské a veřejné zobrazení, které omezují přístup podle pracovního prostoru, události a účelu výstupu.
- Šifrovaný přenos přes HTTPS/TLS; šifrování uložených dat podle schopností a konfigurace databázového a objektového poskytovatele; šifrované uložení vybraných integračních tokenů.
- Oddělení produkčních a vývojových prostředí, serverové tajné údaje mimo klienta, omezené podpůrné a administrátorské přístupy a audit bezpečnostně významných akcí.
- Validace vstupů, ochrana stejného původu, omezení frekvence požadavků, krátkodobé tokeny, revokace relací a obrana proti běžnému zneužití webové aplikace.
- Minimalizace logů, analytiky, monitoringu a podpůrných artefaktů; maskování textů, vstupů a atributů v záznamu relace a vyloučení konzole, hlaviček a těl požadavků, heatmap a vložených rámců z jiných domén. Záznam přesto může zůstat identifikovatelným osobním údajem.
- Zálohy a postupy obnovy odpovídající poskytované infrastruktuře, řízené změny databáze a omezení destruktivních produkčních operací.
- Proces pro třídění, omezení, nápravu a dokumentaci bezpečnostních incidentů a pro informování dotčených zákazníků.
- Pravidelné přehodnocení opatření podle povahy údajů, stavu techniky, nákladů a rizika. Žádný systém nemůže zaručit absolutní bezpečnost.
9. Práva osob, incidenty a součinnost
Pokud provozovatel obdrží žádost osoby týkající se zákaznických údajů, nebude na ni bez pokynu zákazníka věcně odpovídat, ledaže to vyžaduje zákon. Žádost předá zákazníkovi nebo pomůže určit příslušného správce a podle možností poskytne nástroje či informace potřebné k odpovědi.
Při porušení zabezpečení osobních údajů provozovatel zákazníka informuje bez zbytečného odkladu poté, co se o něm dozví. Podle dostupných informací popíše povahu incidentu, dotčené kategorie, pravděpodobné důsledky, přijatá nebo navržená opatření a kontakt pro další součinnost. Oznámení samo není uznáním odpovědnosti.
S ohledem na povahu zpracování a informace, které má k dispozici, provozovatel přiměřeně pomůže s posouzením vlivu, předchozí konzultací, zabezpečením, oznamovacími povinnostmi a doložením souladu. Mimořádná součinnost nad běžný rozsah služby může být zpoplatněna, pokud potřebu nezpůsobil provozovatel porušením této smlouvy.
10. Vrácení, výmaz, audit a pořadí dokumentů
Po skončení služby provozovatel podle volby zákazníka zákaznické osobní údaje vrátí v rozumně dostupném formátu nebo vymaže, pokud jejich další uchování nevyžaduje právo. Export a výmaz se v současném produktu řeší přes podporu; úplný samoobslužný export ani smazání účtu nejsou ve všech účtech dostupné.
Po výmazu z provozních systémů mohou kopie zůstat jen v izolovaných technických zálohách po dobu nezbytnou k dokončení dokumentovaného cyklu výmazu, nejdéle 180 dnů, nebo pokud jejich uchování vyžaduje právo Evropské unie či České republiky. Po tuto dobu se nepoužívají pro běžný provoz; po skončení příslušné doby je Provozovatel vymaže. Monitorovací data zpracovávaná jménem zákazníka podléhají stejnému pravidlu; na data, u nichž je Necktip s.r.o. samostatným správcem, se vztahují Informace o soukromí.
Zákazník může nejvýše jednou ročně a také po závažném incidentu požádat o informace přiměřeně potřebné k ověření této smlouvy. Pokud podklady nestačí, může po oznámení alespoň 30 dnů předem provést audit sám nebo přes nezávislého odborníka vázaného mlčenlivostí, v pracovní době a bez přístupu k údajům jiných zákazníků. Tato lhůta se nepoužije, je-li kratší postup nezbytný kvůli naléhavému incidentu nebo požadavku dozorového úřadu. Zákazník nese přiměřené náklady auditu, ledaže audit prokáže podstatné porušení provozovatelem.
Při rozporu má tato smlouva přednost pro zpracování osobních údajů jménem zákazníka; Obchodní podmínky mají přednost v ostatních otázkách. Přísnější písemná individuální dohoda má přednost v rozsahu, který výslovně mění tuto smlouvu.
Dotazy, pokyny, námitky proti novému zpracovateli a žádosti o součinnost se posílají na [email protected].