RSVP: význam a odpověď
RSVP znamená: odpovězte, prosím.
Zkratka z francouzského répondez s’il vous plaît. Na svatební pozvánce žádá o odpověď do uvedeného data, ať přijdete, nebo ne. Níže najdete, jak odpovědět, vzory textu a co z odpovědí potřebují pořadatelé.
Zjednodušená ukázka: pozvánka od Anny a Jakuba pro Janu a Petra
Co z odpovědi pořadatelé použijí
- U stolu
- 2 místa
- Pro kuchyni
- 1× vegetariánské, 1× masové
- Omezení
- Petr: bez ořechů
Milí Anno a Jakube,
děkujeme za pozvání a rádi přijdeme oba. Jana si vybírá vegetariánské menu, Petr masové. Petr má alergii na ořechy.
Těšíme se na vás!
Jana a Petr
Význam
Co RSVP na pozvánce znamená.
Pořadatelé čekají odpověď v obou případech: když pozvání přijímáte i když se omlouváte.
U zkratky bývá datum a kontakt, případně odkaz nebo QR kód na formulář, třeba „RSVP do 15. 5. přes odkaz níže“. Datum není zdvořilostní doporučení. Podle něj pořadatelé hlásí počty kuchyni, rozsazují hosty ke stolům a potvrzují pokoje.
Varianta „regrets only“ znamená, že se ozvete jen tehdy, když nepřijdete. Když si nejste jistí, co pořadatelé chtějí, odpovězte i tak.
Česky stačí napsat „Prosíme o potvrzení účasti do 15. 5.“. Spojení „prosím o RSVP“ je vlastně zdvojené, protože prosba už ve zkratce je. Rozumí mu ale každý.
Jak odpovědět
Odpověď, se kterou se dá plánovat.
Krátká odpověď stačí. Musí ale říct, kdo přijde, a obsahovat údaje, na které se pozvánka ptá.
Zjistěte, kdo je pozvaný
Rozhoduje, komu je pozvánka adresovaná. „Jana a Petr Novákovi“ jsou dva lidé. „S doprovodem“ znamená jednoho člověka navíc a pořadatelé potřebují jeho jméno. Děti, které na pozvánce nejsou, se automaticky nepočítají; zeptejte se.
Odpovězte do data a tam, kam vás pozvánka posílá
Je-li na pozvánce formulář nebo odkaz, použijte ho. Odpověď ve zprávě, kterou pak někdo přepisuje do seznamu, se snadno ztratí. Když do data nevíte jistě, napište, kdy budete vědět.
Za každou osobu účast, menu a omezení
Napište zvlášť pro každého: kdo přijde a kdo ne, jaké menu si vybírá a jaká má stravovací omezení nebo alergie. Kuchyně vaří pro konkrétní talíře, ne pro domácnosti.
Když se plány změní
Ozvěte se hned, i po termínu. Omluva týden před svatbou je nepříjemná, ale prázdná židle a objednaná porce bez hosta jsou horší. Platí to i obráceně: když nakonec můžete, zeptejte se, jestli to ještě jde.
Vzory
Vzory odpovědí na pozvánku.
Zkopírujte vzor, který sedí, a upravte jména a údaje. Důvod omluvy uvádět nemusíte.
Milí Terezo a Matěji,
děkujeme za pozvání a rádi přijdeme oba. Jana si vybírá vegetariánské menu, Petr masové. Petr má alergii na ořechy.
Těšíme se na vás!
Jana a Petr
Milí Terezo a Matěji,
děkujeme za pozvání. V tom termínu bohužel nemůžeme přijet. Přejeme vám krásný den a rádi s vámi oslavíme později.
Jana a Petr
Dobrý den,
děkujeme za pozvání na vaši svatbu. Účast bohužel potvrdit nemůžeme. Přejeme vám krásný den.
S pozdravem
Jana a Petr Novákovi
Milí Terezo a Matěji,
děkujeme za pozvání pro nás i pro děti. Přijdeme ve čtyřech: Jana a Petr si vybírají masové menu, Ema (7 let) a Tomáš (3 roky) dětské. Pro Tomáše prosíme o dětskou židličku.
Těšíme se na vás!
Jana, Petr, Ema a Tomáš
Milí Terezo a Matěji,
omlouváme se, že odpovídáme až po termínu. Pokud to ještě jde, rádi přijdeme oba; Jana si vybírá vegetariánské menu, Petr masové. Pokud už ne, plně to chápeme.
Jana a Petr
Pro pořadatele
Jak nastavit RSVP, aby odpovědi stačily.
Většinu urgencí rozhodnete ještě před odesláním pozvánek.
Termín odpovědí počítejte pozpátku
Začněte dnem, kdy chce kuchyně finální počet. Odečtěte čas na zasedací pořádek a na urgence. Příklad: kuchyně chce počty 10 dní předem, rozsazení zabere týden, urgence další týden. Termín odpovědí pak vychází zhruba čtyři týdny před svatbou.
Ptejte se jen na to, co použijete
Účast, menu a stravovací omezení za každou osobu. Na ubytování nebo dopravu se ptejte jen tehdy, když je opravdu zajišťujete. Otázka, se kterou nic neuděláte, jen prodlužuje formulář.
Jména a kontakt v odpovědi
Přes odkaz nebo QR kód z pozvánky hosté jména píšou sami. Chtějte jméno každé osoby a e-mail nebo telefon; podle nich odpověď přiřadíte k lidem v seznamu. U vícedenní svatby se ptejte zvlášť na každou část: páteční večer, obřad, nedělní snídani.
Před termínem připomeňte, po něm zavolejte
Počítejte s tím, že část hostů do termínu neodpoví. Dva až tři dny před termínem pošlete připomínku těm, kdo ještě neodpověděli. Po termínu jim zavolejte a pozdní odpovědi zapisujte do stejného seznamu, ne do zpráv.
RSVP v aplikaci Kruspin
Odpovědi z formuláře do seznamu hostů.
Formulář skládáte z otázek napojených na sloupce seznamu hostů. Hosté odpovídají za každou osobu zvlášť. Schválené odpovědi jsou u hostů a pracujete s nimi dál v zasedacím pořádku a v podkladu pro kuchyň.
Otázky napojené na seznam hostů
U otázky na účast nebo menu vidíte, do kterého sloupce se odpověď po schválení zapíše. Text formuláře upravíte v češtině i v dalších jazycích.
Odpovědi ke schválení
Odpovědi z formuláře čekají ke schválení. Nové hosty přidáte jedním klikem, klidně všechny najednou. Shoduje-li se jméno nebo kontakt s někým v seznamu, je odpověď „Ke kontrole“: u každé osoby vyberete stávajícího hosta, nebo ji přidáte jako novou. Schvalovat můžete vy i klient.
Termín pro odpověď
Po nastaveném datu se formulář sám zavře. Pozdní odpověď pak zapíšete hostovi v seznamu ručně.
Odkazy a připomínka
Odkaz na formulář nebo na web svatby zkopírujete i s QR kódem a pošlete hostům, jak jste zvyklí. QR kód se hodí na tištěnou pozvánku. Kdo ještě neodpověděl, vyfiltrujete jedním klikem a připomenete mu termín.
Co v aplikaci najdete
Otázky napojené na seznam hostů
U otázky na účast nebo menu vidíte, do kterého sloupce se odpověď po schválení zapíše. Text formuláře upravíte v češtině i v dalších jazycích.
Odpovědi ke schválení
Odpovědi z formuláře čekají ke schválení. Nové hosty přidáte jedním klikem, klidně všechny najednou. Shoduje-li se jméno nebo kontakt s někým v seznamu, je odpověď „Ke kontrole“: u každé osoby vyberete stávajícího hosta, nebo ji přidáte jako novou. Schvalovat můžete vy i klient.
Termín pro odpověď
Po nastaveném datu se formulář sám zavře. Pozdní odpověď pak zapíšete hostovi v seznamu ručně.
Odkazy a připomínka
Odkaz na formulář nebo na web svatby zkopírujete i s QR kódem a pošlete hostům, jak jste zvyklí. QR kód se hodí na tištěnou pozvánku. Kdo ještě neodpověděl, vyfiltrujete jedním klikem a připomenete mu termín.
Pokračujte v plánování
Souběžně s pozvánkami běží formality.
Formality a dokumenty
Dotazník k uzavření manželství, doklady a lhůty podle vaší situace.
Svatební koordinátorkyHledejte podle kraje nebo místa svatby a vybraným pošlete jednu poptávku.
Plánujete vlastní svatbu? Do aplikace vás pozve vaše koordinátorka nebo svatební místo.
Sbíráte odpovědi za své klienty? Kruspin pro koordinátorky
Časté otázky
Odpovědi na pozvánku.
Nenašli jste odpověď? Napište nám přes stránku podpory.
Kdy rozeslat pozvánky a kdy chtít odpovědi?
Pozvánky se obvykle posílají dva až tři měsíce před svatbou, hosté by na odpověď měli mít aspoň čtyři týdny. Termín odpovědí nastavte podle uzávěrky cateringu, ne podle pocitu. Hostům ze zahraničí nebo na termín v hlavní sezóně pošlete dřív oznámení termínu (save the date).